おはようございます。ウイングです。

アパレルショップの販売員の仕事は、接客対応以外でも表からはなかなか分かりにくい、さまざまな業務があります。 その中でも一日に何度か対応することもある、 “電話対応” についてお話します。 ちょっとしたコツやいくつかのポイントに気を付けるだけで、とてもスムーズな会話が成立します。

①  ワントーン高い声で話す

受話器を通して聞こえる声は、実際よりも低くこもった声に聞こえてしまいます。

これらを考慮して、いつもよりワントーン高い声で話しましょう。 普段通りに話すよりも、何倍も聞き取りやすく、好印象につながります。

②   “笑声” を意識する

“笑声” とは、表情を笑顔にしながら話す声です。

電話では相手の顔は見えませんが、対応時の表情や受け答えをする姿勢など、声の様子から必ず伝わるものです。 反対に、お客様からのお叱りの電話の時などの場合は、謝罪の気持ちを込めながら対応します。

③  かかってきた相手によって、最適なあいさつ言葉を頭に入れておく

お客様からの電話であれば、「いつもありがとうございます。」、会社の本部や社内の系列店舗からの場合には「お疲れさまです」など、いくつか覚えておくとスムーズに対応できます。

4コール以上呼び出し音が鳴ってから電話に出た時は、「お待たせいたしました。」と最初に伝えましょう。

④  相手の名前や連絡先は復唱して確認する

先方が希望する担当者が不在や接客中の場合などは、「申し訳ございません。ただいま接客中でございます。（席を外しております。）終わり次第、こちらからご連絡いたしますか？」と伝えて、お名前と連絡先を伺い「ご連絡先を確認させていただきます。」と、必ず復唱して確認しましょう。

その際には、折り返しの電話ができるおおよその時間も伝えておきます。 接客中など、終わるめどが予測できない場合は、「30分～1時間前後とは思うのですが、ご希望の時間帯はございますか？」と、先方の都合も確認するのが親切ですね。

⑤  電話は静かに切る

かけ手の方から先に電話を切るのが基本マナーにはなっていますが、お客様との電話では先方が切るのを確認してから、こちらも受話器を置きます。固定電話であれば、指でフックを押して静かに電話を切りましょう。

お互いの顔が見えない電話対応は、声のトーンや口調などで印象のすべてが決まってしまいます。 ウイングで派遣登録をされた方もこれから登録される方も、ずっと役立つ電話対応の基本マナーを身に付けて、プロの販売員を目指してくださいね♪

2015/10/30